أولاً: المقدمة
تُعرَّف المخاطر التشغيلية بأنها خطر الخسارة أو الأضرار الناجمة عن عدم كفاية أو فشل العمليات الداخلية أو الأشخاص أو الانظمة أو الأحداث الخارجية. ويشمل هذا التعريف المخاطر القانونية، ولكنه يستبعد المخاطر الاستراتيجية والسمعة.
ويتم تحليل الأنشطة والتعرف على تفاصيل العمليات وتحديد أسباب حدوث المخاطر التشغيلية وتقييمها باستخدام أدوات مختلفة منها مؤشرات المخاطر، والإبلاغ وتسجيل الحوادث، وتحليل السيناريوهات، واختبار الإجهاد. وتشمل العملية تقييّم المخاطر التشغيلية المتصلة بالمشاريع الجديدة والتغييرات الرئيسية في المنتجات والخدمات والعمليات والأنشطة والأنظمة، والعمليات التي تتم من قبل الأطراف الخارجية (Outsourcing).
وظيفة إدارة المخاطر التشغيلية مستقلة عن الدوائر التنفيذية، وتعتبر الذراع الرقابي لأي مؤسسة، غير أن عمليات إدارة المخاطر التشغيلية ينبغي أن تكون جزءا لا يتجزأ من عمليات صنع القرار وتنفيذه في مجال الأعمال.
ويشكل المجلس، والإدارة العليا، والإدارة التنفيذية الركائز الرئيسية لإدارة فعالة للمخاطر التشغيلية، ولكل طرف دور محدد في وضع وتنفيذ إطار المخاطر التشغيلية والعمليات ذات الصلة. ونتيجة لذلك، فإن إدارة المخاطر التشغيلية لامركزية وتستند إلى نهج من ثلاثة خطوط للدفاع على النحو التالي:
سيتم التطرق في هذه الورقة الى أحد الأدوات المستخدمة في مراقبة المخاطر التشغيلية وهي مؤشرات المخاطر الرئيسية (KRIs) حيث يتم استخدامها لمراقبة المخاطر التي تتعرض لها العمليات في أي مؤسسة ذات الأثر والاحتمالية المرتفعة على مستوى جميع المراكز التنظيمية لدى أي مؤسسة ،علاوة على ذلك تعد هذه المؤشرات بمثابة نظام للإنذار المبكر للمخاطر التي يمكن أن تتجاوز المستويات المسموح بها (Risk Appetite )، بالإضافة إلى ذلك تساعد مؤشرات المخاطر الرئيسية المؤسسة على مراقبة المخاطر واتخاذ إجراءات مبكرة لمنع الأزمات أو تخفيفها.
يمكن أن تساعد مؤشرات المخاطر الرئيسية (Key Risk Indicators”KRI’s”) في تحديد وقياس:
- الأحداث التي ربما تكون قد تحققت في الماضي (والتي يمكن أن تحدث مرة أخرى).
- التعرض للمخاطر الحالية و/أو
- المخاطر الناشئة.
ثانياً: أهداف ومميزات مؤشرات المخاطر الرئيسية:
- تحديد مصادر المخاطر وأسباب حدوثها.
- الهدف الأساسي من إعداد مؤشرات المخاطر الرئيسية هو تحديد الاحداث المتوقعة التي يمكن أن تسبب خسارة واتخاذ الاجراءات اللازمة قبل وقوعها وبالتالي حماية المؤسسة والمساعدة على تحقيق أهدافها.
- تتميز مؤشرات المخاطر الرئيسية بأنها قابلة للقياس كنسبة أو أرقام.
- يمكن تحديدها من خلال أحداث وبيانات تاريخية.
- غالبا ما تكون مؤشرات المخاطر الرئيسية تقيس بيانات كبيرة وبالتالي تعطي مدراء المراكز معلومات ذات دقة عالية وتساعدهم في اتخاذ القرارات المناسبة قدر الإمكان.
- يمكن قياسها بشكل يدوي أو آلي حسب طبيعة المخاطر والعملية وبالتالي اتاحة خيارات أكثر للقياس حسب حجم المؤسسة وامكانياتها المتاحة.
- إمكانية الاستفادة من التكنولوجيا في عملية تحديد مؤشرات المخاطر الرئيسية فعلى سبيل المثال ان المؤسسات التي تستخدم نظام خاص لإدارة المخاطر فأنه يمكنها من وضع حدود لمراقبتها وهذا يسهل على المختصين في ادارة المخاطر قراءتها واستخراج التقارير وعمل الاجراء المناسب بخصوصها.
- من الممكن أن تكون مؤشرات المخاطر الرئيسية مستقلة او مرتبطة مع باقي البيانات المتعلقة بإدارة المخاطر.
ثالثاً : مراحل بناء مؤشرات المخاطر الرئيسية
التعريف والبناء (Identification): يتم بناء المؤشرات الرئيسية للمخاطر استناداً إلى البيانات التاريخية للمركز التنظيمي لأخر ثلاثة شهور سابقة كحد أدنى لحساب متوسط الحد المقبول أو المسموح (Threshold)، واحتساب الحد الأدنى والأعلى بحيث لا يتجاوز بنسبة محددة (مثل: 15٪)، ومثال على ذلك:
التحديد (Selection): يتم تحديد المؤشرات بالتنسيق مع المراكز التنظيمية وتجميعها بشكل (شهري، ربع سنوي، سنوي) ويمكن أن يتم تبويب هذه المؤشرات في مجموعات تشترك بنفس الهدف بحيث تعكس أهم مكونات المخاطر التشغيلية.
يتم تحديد مؤشرات المخاطر التشغيلية بناء على مصطلح ما يسمى ب (SMART)
- Specific: تحديد المؤشر الذي يجب قياسه.
- Measurable: هل المؤشر قادر على القياس أو التحليل.
- Achievable: النظام يسمح بتسجيل الاحداث و المتغيرات التي حصلت.
- Relevant: المؤشر يجب قياسه بناء على معايير محددة لتضمن تحقيق الأهداف.
- Timely: المؤشر يجب تحديده بناء على معايير وقت المعرفة، وهل تم الحصول على البيانات في الوقت المناسب أم لا؟
التقارير (Reporting): إعداد التقارير الرقابية اللازمة حول مؤشرات المخاطر التشغيلية لتنبيه الإدارة حول احتمالية زيادة المخاطر، ويمكن تطوير التقارير وفقاً لأدوات ومنهجيات منظمة للوصول إلى أجزاء المؤشرات (مثل: مقياس السرعة الرئيسي للمخاطر، لوحة القيادة للرسوم البيانية فيما يتعلق بكل مرحلة، وأخيراً مخطط GAP الحراري الذي يساعد في تلخيص الأعمال بشكل مباشر وواضح).
يوضح الشكل التالي، مقياس السرعة الرئيسي للمخاطر، حيث يساعد هذا المقياس في مراقبة مؤشرات المخاطر الرئيسية وإعطاء صورة كاملة عن وضع المؤسسة من خلال الحصول على مجموع المؤشرات الخضراء مقارنةً بالمؤشرات بأكملها لمراقبة ما إذا كانت المؤشرات تعمل بفعالية وكفاءة، من حيث تحديد الإجمالي للمؤشرات وقياسها والعمل على تحديد بأي موقع يقع الوضع الإجمالي للمؤسسة.
ويمكن أن يتم تلخيص وضع المؤشرات لدى المؤسسة: –
- الجزء الأحمر (High) يوضح مؤشرات المخاطر التي تتجاوز الحد المقبول (Threshold) وتبلغ (xxx)
- الجزء الأصفر (Moderate) يوضح مؤشرات المخاطر التي تقع ضمن الحد المقبول (Threshold) وتبلغ (xxx) ولكن تستدعي الانتباه.
- الجزء الأخضر (Low) يوضح مؤشرات المخاطر التي تقل عن الحد المقبول (Threshold) وتبلغ (xxx)
يوضح الشكل التالي، (Heat Map)، حيث تقوم فكرة هذه الخريطة إلى تجميع مؤشرات المخاطر ضمن تصنيفات معينة تعتمدها المؤسسة، فيتم ترتيب المؤشرات بناء على مجموعات متعلقة بالمؤشرات المرتبطة بها مما يسهل عملية مقارنة المؤشرات المتعلقة فيما بينهم أي مثل (مؤشرات متعلقة بإدارة الموارد البشرية، مؤشرات متعلقة بمخالفة التشريعات، مؤشرات متعلقة بتكنولوجيا المعلومات … الخ ). علاوة على ذلك يتم استخراج من هذه المؤشرات (Risk Weighted Assets) الى كل مؤشر لتسهيل مقارنة المؤشرات فيما بينها.
يتم تصنيف ال (Heat Map)، بناء على ثلاثة أجزاء:
الرسم البياني التالي يشير إلى نسبة تجاوز كل مؤشر من مؤشرات المخاطر عن الحد المقبول، فيمكن القول أن ( Section 1 ) مثلا متعلق بإدارة الموارد البشرية في المؤسسة معنى ذلك أن 10% من هذه المؤشرات تتجاوز الحد المقبول ، و أن 30% من (Section 3 ) المتعلق بمراقبة مؤشرات تكنولوجيا المعلومات تتجاوز الحد المقبول.
الإجراءات (Actions): يجب أن يتم إبلاغ الإدارة المعنية بنتائج تحليل مؤشرات المخاطر الرئيسية سواء كانت شهرية او ربع سنوية وخصوصاً في حال قد وصل المؤشر أعلى من الحد المقبول. ومن الضروري أن يكون لدى الإدارة ردود فعل بشأن هذه المؤشرات. من أجل معرفة المؤشر الذي يتجاوز كل شهر (Threshold) ويتم معالجتها.
رابعا: أمثلة على مؤشرات المخاطر الرئيسية:
خامساً: خطة تخفيض المخاطر عن طريق مؤشرات المخاطر الرئيسية
عند إعداد خطة لتخفيض المخاطر عن طريق نتائج تحليل المؤشرات الرئيسية، يتم أخذ ما يلي بعين الاعتبار:
- البنود مرتفعة المخاطر
- البنود ذات التكرار المرتفع
- تقييم فعالية الضوابط الرقابية
- إجراء مراقبة دورية للخطة للتأكد من ان الضوابط الرقابية يتم تحسينها بشكل
- اصدار التقارير بنتائج الخطة للإدارة العليا والمجلس ووضع تواريخ محددة لإنجازها
سادساً: منهجية مراقبة مؤشرات المخاطر الرئيسية
يمكن اعتماد منهجيات متعددة لمراقبة المؤشرات الرئيسية ومنها ما يلي:
- من الأعلى من الأسفل (Top-down):
يكون اعتماد المنهجية التالية مبني على اساس اختيار مؤشرات المخاطر الرئيسية من قبل الادارة العليا ومراقبتها من قبل وحدات العمل (الدوائر ذات العلاقة).
- من الأسفل إلى الأعلى (Bottom-up):
تعتمد المنهجية التالية على أن يقوم مدراء الدوائر باختيار ومراقبة المؤشرات المتعلقة بدوائرهم وتزويد الادارة العليا بتقارير توضح وضع المؤشرات.
إعداد: أعضاء فريق مخاطر التشغيل
- لينا الدويك
- أحمد عابدين
- دعاء يونس
- زيد البكري
- وسام الرشدان
- حسام حسن
